Dicas de Comunicação e Expressão Verbal
Dez regras básicas para uma boa apresentação
1. Coloque um título
O título do slide auxilia o ouvinte a identificar imediatamente as informações que irá observar.
Um bom título deve ser simples, de poucas palavras e muito esclarecedor.
Normalmente o título deve ser colocado na parte superior do slide.
2. Faça legendas
Colunas coloridas e linhas horizontais serão apenas colunas coloridas e linhas horizontais se não forem identificadas por legendas.
Facilite a visualização das legendas arredondando os números. Prefira, por exemplo, colocar que a população é de 15 milhões de habitantes, em vez de escrever 15.001.600, a não ser que esses 1.600 habitantes sejam muito importantes para a informação - o que é pouco provável.
3. Escreva com letras legíveis
Alguns slides são produzidos com letras tão pequenas que só quem está nas primeiras fileiras consegue ler. Os demais ficam sem entender do que se trata e, por isso, podem perder o interesse pela exposição.
Escolha letras grandes, com tamanho suficiente para serem lidas por todas as pessoas da sala.
4. Limite a quantidade de tamanho das letras
Você conseguirá melhor uniformidade se usar o máximo de três tamanhos de letra por visual.
Com um número reduzido de tamanho, as letras poderão ser lidas mais rapidamente.
5. Componha frases curtas
Cada frase deve representar em essência uma idéia completa, com o menor número de palavras possível. De maneira geral, seis ou sete palavras são suficientes.
6. Use poucas linhas
Como idéia de grandeza, se o slide for elaborado no sentido horizontal, procure usar seis ou sete linhas. Se for no sentido vertical, poderá chegar a oito ou nove linhas.
7. Use cores
Use, mas não abuse.
Com a facilidade proporcionada pelos atuais programas de computadores, algumas pessoas fazem de seus slides verdadeiros mostruários de cores e pecam pelo excesso.
Use cores contrastantes para destacar bem as informações e, a não ser que seja muito necessário usar um número maior, estabeleça um limite de três a quatro cores por apresentação.
8. Use apenas uma idéia em cada slide
Identifique a idéia central da mensagem e restrinja-se a ela no slide.
9. Utilize apenas uma ilustração em cada slide
A ilustração pode ajudar a tornar clara a mensagem, facilitando a compreensão dos ouvintes. Uma única ilustração é suficiente. Se precisar, complemente o slide com setas e flechas que orientem o sentido em que a informação deve ser lida - horizontal, vertical, de cima para baixo, de baixo para cima, etc.
10. Retire tudo o que prejudicar a compreensão da mensagem
Retire todas as informações desnecessárias, como números, gráficos, legendas que possam distrair a concentração ou dificultar o entendimento do ouvinte. Só deixe no slide os dados que facilitem a compreensão da mensagem.
Fonte: Livro Recursos audiovisuais nas apresentações de sucesso de Reinaldo Polito
Esses e outros conceitos são desenvolvidos no curso de expressão verbal ministrado pelo Professor Reinaldo Polito.
Escolha o mais apropriado para você
Outras Dicas
Pecado capitais da linguagem oral
1) Exemplo: 'Haja visto o progresso da ciência...'
Explicação: a forma 'haja visto' não se aplica a este caso. O correto é 'haja vista', e não varia. 'Rubens Barrichello poderá ser campeão, haja vista o progresso que tem feito com o novo carro'.
2) Exemplo: 'Para mim não errar...'
Explicação: 'mim' não pode ser sujeito, apenas complemento verbal ('Ele trouxe a roupa para mim'). Também pode completar o sentido de adjetivos: 'Fica difícil para mim...'
3) Exemplo: 'Vou estar enviando o fax...'
Explicação: embora não seja gramaticalmente incorreto, o gerúndio é uma praga. É feio e desnecessário. Melhor dizer 'Vou enviar o fax'.
4) Exemplo: 'Ir ao encontro de...', 'ir de encontro a...'
Explicação: muita gente acha que as duas expressões significam a mesma coisa. Errado. 'Ir ao encontro de...' é o mesmo que estar a favor. 'Ir de encontro a...' significa estar contra, discordar.
5) Exemplo: 'Eu, enquanto diretor de marketing...'
Explicação: também é inadequado. Melhor dizer 'Eu, como diretor de marketing...'
6) Exemplo: 'Fazem muitos anos...'
Explicação: quando o verbo 'fazer' se refere a tempo, ou indica fenômenos da natureza, não pode ser flexionado. Diz-se: 'Faz dois anos que trabalho na empresa', 'Faz seis meses que me casei'.
7) Exemplo: 'A nível de Brasil...'
Explicação: 'a nível de' é uma expressão inútil. Pode ser suprimida ou substituída por outras. Exemplo. Em vez de 'A empresa está fazendo previsões a nível de mercado latino-americano', use 'A empresa está fazendo previsões para o mercado latino-americano'.
8) Exemplo: 'Não tive qualquer intenção de errar'
Explicação: não se deve usar 'qualquer' no lugar de 'nenhum' em frases negativas. O certo é dizer 'Não tive nenhuma intenção de errar'.
9) Exemplo: 'Há dez anos atrás...'
Explicação: redundâncias enfeiam o discurso. Melhor dizer 'Há dez anos' ou 'Dez anos atrás'. 'Há dez anos atrás' é o mesmo que 'um plus a mais'.
10) Exemplo: 'Éramos em oito na reunião'
Explicação: não se usa a preposição 'em' entre o verbo ser e o numeral. O correto é dizer 'Éramos oito'.
Fonte: Reinaldo Polito - Revista Veja
Dicas para usar bem o humor
1) Não se limite apenas às palavras. Use todos os recursos de que puder dispor, como a expressão corporal, a inflexão da voz e, principalmente, a pausa.
2) Evite sempre a vulgaridade. Mesmo que as pessoas possam rir, resista. A médio e longo prazo, sua imagem irá se deteriorando e você perderá credibilidade.
3) História boa é história nova, fresquinha, colhida no pé. Só narre um fato antigo ou conhecido se puder dar a ele uma roupagem tão nova que o faça parecer inédito.
4) Procure só usar o humor que esteja diretamente ligado ao assunto que aborda, a não ser que seu objetivo seja o de reconquistar a atenção do ouvinte, pois, neste caso, excepcionalmente, não precisará estar relacionado ao tema.
5) Faça com que o humor pareça estar sempre nascendo no momento da sua apresentação, fruto da sua presença de espírito. Assim, terá mais graça e valorizará ainda mais a sua imagem.
6) Prefira fazer humor a partir da circunstância da apresentação, usando fatos ou pessoas do próprio ambiente.
7) Histórias longas são o maior veneno para o humor. Quanto mais breve puder ser, melhor. Treine essa qualidade no dia-a-dia, fazendo tiradas bem-humoradas, rápidas, brevíssimas.
8) Cuidado para não parecer pretensioso. Ao usar o humor, não demonstre estar se vangloriando do seu feito. Ria como se estivesse surpreso com a própria graça.
9) Minha avó já dizia: graça por graça, uma vez só basta - portanto, nada de querer bancar o engraçadinho o tempo todo. Lembre-se de que tem uma mensagem para transmitir e que o humor o está ajudando nesta tarefa. A não ser que o objetivo seja só o de entreter as pessoas.
10) Esteja pronto para a desgraça. Nem sempre o humor dá resultado. Assim, esteja preparado com um plano B. Se não der certo, faça uma auto-gozação dizendo por exemplo que essa foi muito ruim, que não teve mesmo muita graça. Quase sempre funciona.
O jeito simples de falar bem em público
Veja como pode ser simples planejar e fazer apresentações de sucesso. Acompanhe passo a passo um conjunto de regras que irão ajudá-lo a falar em público com segurança e desembaraço.
1) A naturalidade pode ser considerada a melhor regra da boa comunicação
• Se você cometer alguns erros técnicos durante uma apresentação em público, mas comportar-se de maneira natural e espontânea tenha certeza de que os ouvintes ainda poderão acreditar nas suas palavras e aceitar bem a mensagem.
• Entretanto, se usar técnicas de comunicação, mas apresentar-se de forma artificial, a platéia poderá duvidar das suas intenções.
• A técnica será útil quando preservar suas características e respeitar seu estilo de comunicação.
• Apresentando-se com naturalidade, irá se sentir seguro confiante e suas apresentações serão mais eficientes.
2) Não confie na memória - leve um roteiro como apoio
• Algumas pessoas memorizam suas apresentações palavra por palavra imaginando que assim se sentirão mais confiantes. A experiência demonstra que, de maneira geral, o resultado acaba sendo muito diferente. Se você se esquecer de uma palavra importante na ligação de duas idéias, talvez se sinta desestabilizado e inseguro para continuar. O pior é que ao decorar uma apresentação você poderá não se preparar psicologicamente para falar de improviso e ao não encontrar a informação de que necessita, ficará sem saber como contornar o problema.
• Use um roteiro com as principais etapas da exposição, e frases que contenham idéias completas. Assim, diante da platéia, leia a frase e a seguir comente a informação, ampliando, criticando, comparando, discutindo, até que essa parte da mensagem se esgote. Depois, leia a próxima frase e faça outros comentários apropriados à nova informação, estabeleça outras comparações, introduza observações diferentes até concluir essa etapa do raciocínio.
• Aja assim até encerrar a apresentação.
• Uma grande vantagem desse recurso é que você se sentirá seguro por ter um roteiro com toda a seqüência da apresentação, ao mesmo tempo que terá a liberdade para desenvolver o raciocínio diante do público.
• Se a sua apresentação for mais simples poderá recorrer a um cartão de notas, uma cartolina mais ou menos do tamanho da palma da mão, que deverá conter as palavras-chave, números, datas, cifras, e todas as informações que possam mostrar a seqüência das idéias.
• Com esse recurso você bate os olhos nas palavras que estão no cartão e vai se certificando que a seqüência planejada está sendo seguida.
3) Use uma linguagem correta
• Uma escorregadinha na gramática aqui, outra ali, talvez não chegue a prejudicar sua apresentação. Afinal, quem nunca comete erros gramaticais que atire a primeira pedra. Entretanto, alguns erros grosseiros poderão prejudicar a sua imagem e a da instituição que estiver representando.
• Tenho relacionado alguns erros comuns cometidos até por aqueles que ocupam posições hierárquicas importantes e sinto que as platéias que os ouvem duvidam da formação e da competência de quem os comete.
• Os mais graves são: 'fazem tantos anos', 'menas', 'a nível de', 'somos em seis', 'meia tola', entre outros.
• Mesmo que você tenha uma boa formação intelectual, sempre valerá a pena fazer uma revisão gramatical, principalmente quanto à conjugação verbal e às concordâncias.
4) Saiba quem são os ouvintes
Se você fizer a mesma apresentação diante de platéias diferentes talvez até possa ter sucesso, mas por acaso, a previsão, entretanto, é que não atinja os objetivos pretendidos.
• Cada público possui características e expectativas próprias, e que precisam ser consideradas em uma apresentação.
• Procure saber qual é o nível intelectual das pessoas, até que ponto conhecem o assunto e a faixa etária predominante dos ouvintes. Assim, poderá se preparar de maneira mais conveniente e com maiores chances de se apresentar bem.
5) Tenha começo meio e fim
• Guarde essa regrinha simples e muito útil para organizar uma apresentação: Anuncie o que vai falar, fale e conte sobre o que falou.
• Depois de cumprimentar os ouvintes e conquistá-los com elogios sinceros, ou mostrando os benefícios da mensagem, conte qual o tema que irá abordar.
• Ao anunciar qual o assunto que irá desenvolver, a platéia acompanhará seu raciocínio com mais facilidade, porque saberá aonde deseja chegar.
• Em seguida, transmita a mensagem, sempre facilitando o entendimento dos ouvintes. Se, por exemplo, deseja apresentar a solução para um problema, diga antes qual é o problema. Se pretende falar de uma informação atual, esclareça inicialmente como tudo ocorreu até que a informação nova surgisse.
• Use toda argumentação disponível: pesquisas, estatísticas, exemplos, comparações, estudos técnicos e científicos, etc.
• Se, eventualmente, perceber que os ouvintes apresentam algum tipo de resistência, defenda os argumentos refutando essas objeções.
• Finalmente, depois de expor os argumentos e defendê-los das resistência dos ouvintes, diga qual foi o assunto abordado, para que a platéia possa guardar melhor a mensagem principal.
6) Tenha uma postura correta
• Evite os excessos, inclusive das regras que orientam sobre postura.
• Alguns, com o intuito de corrigir erros, partem para os extremos e condenam até atitudes que, em determinadas circunstâncias, são naturais e corretas.
• Assim, cuidado com o 'não faça', 'não pode', 'está errado' e outras afirmações semelhantes. Prefira seguir sugestões que dizem 'evite', 'desaconselhável', 'não é recomendável', e outras que se pareçam com essas.
• Portanto, evite apoiar-se apenas sobre uma das pernas e procure não deixá-las muito abertas ou fechadas. É importante que se movimente diante dos ouvintes para que realimentem a atenção, mas esteja certo de que o movimento tem algum objetivo, como por exemplo, destacar uma informação, reconquistar parcela do auditório que está desatenta, etc. caso contrário é preferível que fique parado.
• Cuidado com a falta de gestos, mas seja mais cauteloso ainda com o excesso de gesticulação.
• Procure falar olhando para todas as pessoas da platéia, girando o tronco e a cabeça com calma, ora para a esquerda, ora para a direita, para valorizar e prestigiar a presença dos ouvintes, saber como se comportam diante da exposição e dar maleabilidade ao corpo, proporcionando, assim, uma postura mais natural.
• O semblante é um dos aspectos mais importantes da expressão corporal, por isso dê atenção especial a ele. Verifique se ele está expressivo e coerente com o sentimento transmitido pelas palavras. Por exemplo, não demonstre tristeza quando falar em alegria.
• Evite falar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou nas costas. Também não é recomendável ficar esfregando as mãos, principalmente no início, para não passar a idéia de que está inseguro ou hesitante.
7) Seja bem-humorado
• Nenhum estudo comprovou que o bom-humor consegue convencer ou persuadir os ouvintes. Se isso ocorresse os humoristas seriam sempre irresistíveis. Entretanto, é óbvio que um orador bem-humorado consegue manter a atenção dos ouvintes com mais facilidade.
• Se o assunto permitir e o ambiente for favorável, use sua presença de espírito para tornar a apresentação mais leve, descontraída e interessante.
• Cuidado, entretanto, para não exagerar, pois o orador que fica o tempo todo fazendo gracinhas pode perder a credibilidade.
8) Prepare-se para falar
• Assim como você não iria para a guerra municiado apenas com balas suficientes para acertar o número exato de inimigos entrincheirados, também para falar não deverá se abastecer com conteúdo que atenda apenas ao tempo determinado para a apresentação. Saiba o máximo que puder sobre a matéria que irá expor, isto é, se tiver de falar 15 minutos, saiba o suficiente para discorrer pelo menos 30 minutos.
• Não se contente apenas em se preparar sobre o conteúdo, treine também a forma de exposição. Faça exercícios falando sozinho na frente do espelho, ou se tiver condições, diante de uma câmera de vídeo. Atenção para essa dica - embora esse treinamento sugerido dê fluência e ritmo à apresentação, de maneira geral, não dá naturalidade. Para que a fala atinja bom nível de espontaneidade fale com pessoas. Reúna um grupo de amigos, familiares ou colegas de trabalho, ou de classe, e converse bastante sobre o assunto que irá expor.
• Acredite, se conseguir falar de maneira semelhante na frente da platéia será um sucesso.
9) Use recursos audiovisuais
• Esse estudo é impressionante - se apresentar a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes irão se lembrar de 10% do que falou. Se, entretanto, expuser o assunto verbalmente, mas com auxílio de um recurso visual, depois do mesmo período, as pessoas se lembrarão de 65% do que foi transmitido. Mais uma vez, tome cuidado com os excessos. Nada de Power Point acompanhado de brecadinhas de carro, barulhinhos de máquina de escrever, e outros ruídos que deixaram de ser novidade há muito tempo e por isso podem vulgarizar a apresentação.
• Um bom visual deverá atender a três grandes objetivos: destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e fazer com que os ouvintes se lembrem das informações por tempo mais prolongado. Portanto, não use o visual como 'colinha', só porque é bonito, para impressionar, ou porque todo mundo usa. Observe sempre se o seu uso é mesmo necessário.
• Faça visuais com letras de um tamanho que todos possam ler.
• Projete apenas a essência da mensagem em poucas palavras.
• Apresente números em forma de gráficos.
• Use cores contrastantes, mas sem excesso.
• Posicione o aparelho de projeção e a tela em local que possibilite a visualização da platéia e facilite sua movimentação.
• Evite excesso de aparelhos. Quanto mais aparelhos e mais botões maiores as chances de aparecerem problemas.
10) Fale com emoção
• Fale sempre com energia, entusiasmo, emoção. Se nós não demonstrarmos interesse e envolvimento pelo assunto que estamos abordando, como é que poderemos pretender que os ouvintes se interessem pela mensagem?
• A emoção do orador tem influência determinante no processo de conquista dos ouvintes.
Dicas para driblar o medo de falar
1- O início é o momento mais difícil da apresentação. A adrenalina acabou de ser liberada e você está tentando encontrar o melhor local para se posicionar e até ouvir o som da própria voz. Por isso não deixe para descobrir quais serão suas primeiras palavras quando já estiver na frente da plateia. Saiba exatamente o que irá dizer para começar.
2 - Se você tem receio de esquecer a sequência da exposição, não se pressione tentando se lembrar das etapas que irá cumprir. Falar em público não é teste de memória. Leve um roteiro com os tópicos mais importantes na ordem que pretende seguir. Provavelmente você nem precisará se valer desse apoio, mas se sentirá mais seguro com ele.
3 - Quando estão nervosas, as pessoas ficam com as mãos trêmulas. Nas situações em que precisam ler, sentem pavor só de pensar que os ouvintes possam perceber o papel tremendo. Por isso ficam nervosas. E por ficarem nervosas tremem. Quebre esse círculo vicioso levando num papel bem encorpado o texto a ser lido. Pode até colar a folha em uma cartolina. Com algumas folhas grossas na mão, se você tremer um pouco a plateia não vai perceber. Sabendo disso você ficará mais tranquilo.
4 - Não se precipite. Nada de chegar falando diante do público. Você precisar ganhar tempo para se acalmar e queimar o excesso de adrenalina. Pequenas atividades como acertar a altura do microfone, ajeitar as folhas que utilizará como apoio, olhar para os diferentes lados da plateia poderão dar os segundos de que precisa para ter um pouco mais de controle. Para não deixar transparecer o desconforto e a instabilidade emocional comece falando mais devagar e com volume de voz mais baixo.
5 - Ainda para ganhar um pouco mais de tempo nos difíceis momentos iniciais, se a reunião contar com uma mesa diretora, cumprimente cada um dos membros da mesa sem pressa. Se um deles for conhecido seu, aproveite a oportunidade para fazer um breve comentário sobre ele. Mesmo que saiba o nome de todos eles, não deixe de anotá-los em uma folha. São detalhes que aumentam a confiança.
6 - Não é boa estratégia tentar se lembrar momentos antes da sua apresentação de todos os detalhes do que pretende dizer. Agindo assim irá se pressionar ainda mais. Por isso, procure se distrair prestando atenção no que as pessoas estão dizendo e nos fatos à sua volta.
7 - Em todo lugar podemos encontrar gente chata. Essa turma é um veneno para a tranquilidade. Fuja das conversas que possam aborrecê-lo e procure ficar ao lado de pessoas mais simpáticas.
8 - Não faça da sua apresentação oral uma novidade para você mesmo. Antes de enfrentar a plateia converse com os colegas de trabalho ou com amigos e familiares sobre o assunto que irá expor. Além de verbalizar o que deseja transmitir, poderá treinar respostas para possíveis perguntas e objeções. Você se sentirá mais seguro sabendo como agir se for questionado pelos ouvintes.
9 - Ninguém está livre de enfrentar um branco durante a apresentação. Se ocorrer com você, procure não se desesperar. Mantendo a calma (embora não seja simples), suas chances de sucesso aumentarão. Como primeira tentativa, repita as últimas frases que pronunciou, como se desejasse dar mais ênfase àquela informação. Se não der certo, diga 'na verdade o que eu quero dizer é...'. Geralmente dá certo, pois se obrigará a recontar a mensagem por outro caminho. Se não funcionar, diga aos ouvintes que voltará a àquele ponto mais tarde.
10 - Se seguir essas recomendações irá se sentir mais seguro já nos primeiros momentos diante do público. Saiba, entretanto, que nada irá substituir uma boa preparação. Por isso, prepare-se o máximo que puder.
Dicas para falar melhor
1) Seja você mesmo. Nenhuma técnica é mais importante que a sua naturalidade.
2) Pronuncie bem as palavras - sem exagero.
3) Fale com boa intensidade - nem alto nem baixo demais - sempre de acordo com o ambiente.
4) Fale com boa velocidade - nem rápido nem lento demais.
5) Fale com bom ritmo, alternando a altura e a velocidade da fala para manter aceso o interesse dos ouvintes.
6) Tenha um vocabulário adequado ao público.
7) Cuide da gramática, pois um erro nessa área poderá comprometer a apresentação.
8) Tenha postura física correta.
9) Dê à sua fala início, meio e fim.
10) Fale com emoção - demonstre interesse e envolvimento pelo assunto.
Como apresentar um projeto
1) Se você fala rápido demais, repita as mensagens mais importantes usando outras palavras. Quem não entendeu da primeira vez entenderá da segunda. Se fala devagar, não desvie o olhar da platéia nos instantes de pausas mais prolongadas. Após o intervalo, volte a falar com mais ênfase.
2) Cuidado com os grunhidos 'né', e 'tá'. Além de horríveis, demonstram insegurança.
3) Conheça o interlocutor. Se o grupo estiver familiarizado com o tema, não simplifique as informações.
4) Nunca, jamais, em hipótese alguma decore a palestra. Faça um roteiro: conte o problema, apresente a solução e, por fim, demonstre sua esperança no apoio dos diretores ao projeto.
5) Nada de tecnofobia. Mostre quanto você está antenado com as tecnologias e vá direto ao computador. Com o sistema datashow, você dá um clique cada vez que quer mudar a página. E se o computador pifar? Leve umas cartolinas com as principais informações da palestra. 'Você vai mostrar que está sempre pronto para enfrentar o pior', diz Polito.
6) Cuidado com a postura. Não fale com as mãos nas costas, mantenha o paletó abotoado e olhe para todas as pessoas da platéia alternadamente. Há dois erros que as pessoas costumam cometer numa apresentação: falta de gestos ou excesso de gestos. Use-os, mas com moderação.
7) Evite as piadas. O risco de ninguém achar graça é grande e aí, meu chapa, vai ser difícil segurar a apresentação numa boa. Deixe a piada para o final, se for o caso.
8) Corrija problemas de dicção com dois exercícios bem simples. Morda o dedo indicador e leia em voz alta o mais claro possível. Dois minutos por dia bastam. Outro: leia poesias em voz alta. Esse é o mais eficiente dos dois, segundo Polito. Além de melhorar a dicção, pode ser muito romântico.
Dicas de Reinaldo Polito concedidas à Revista Você S.A., em abril de 1998, para Maria Tereza Gomes
Erros que você deve evitar nas reuniões
1- Não apresente uma proposta sem considerar os ouvintes. Suas chances de ser bem-sucedido nas reuniões serão ampliadas se ao expor uma proposta ou um projeto levar em conta as características e os anseios dos outros participantes.
2 - Não comece batendo de frente. Se em uma reunião houver pessoas que não concordam com você, tome cuidado para não dar sua opinião desde o início. Procure desarmá-las mencionando antes nos pontos que tenham em comum. Depois que baixarem a guarda será mais fácil fazer com que pelo menos ouçam seus argumentos.
3 - Não pressuponha que o assunto seja conhecido. Embora as reuniões quase sempre sejam realizadas com o objetivo de solucionar problemas, não parta da pressuposição de que a questão já seja conhecida por todos. Antes de propor soluções procure esclarecer quais os problemas que precisam ser resolvidos.
4 - Não deixe de esclarecer quais os assuntos que serão debatidos. Logo no início da reunião procure informar de maneira concisa os pontos que serão discutidos, as informações já conhecidas e os objetivos a serem atingidos.
5 - Não permita que monopolizem as discussões. Se você liderar a reunião, evite que apenas algumas pessoas se manifestem. Faça perguntas e peça opinião de todos para que se sintam incluídos nos debates.
6 - Não fale fora de hora. Se você for um dos participantes da reunião, evite tomar a palavra para responder às perguntas específicas de outras áreas. Procure só dar sua opinião quando outros profissionais não tiverem informações e você sentir que poderá colaborar com sua participação.
7 - Não esconda informações. Como líder de uma reunião você poderá colaborar com o grupo expondo as informações que já possui sobre o tema. Quanto mais subsídios os participantes tiverem, mais atuantes serão.
8 - Não seja desagradável. Não faça brincadeiras que possam ridicularizar os outros participantes. O uso da ironia, do sarcasmo e da crítica desnecessária pode criar uma imagem antipática. Por mais descontraído que seja o ambiente não brinque com as características físicas, nem revele gafes dos outros participantes.
9 - Não seja sério demais. Se o assunto permitir e você for o líder da reunião, procure se mostrar descontraído, leve e bem-humorado. Esse comportamento mais amistoso poderá estimular a participação mais ativa de todos.
10 - Não negligencie com o horário. Estabeleça horário para iniciar e para terminar a reunião. E procure cumprir o que foi combinado. Assim, os outros profissionais poderão assumir compromissos antes e depois do horário e aproveitar melhor o tempo.
Como conversar na empresa
1 - Não deixe ninguém de fora. Principalmente quando pessoas tímidas estiverem no grupo, encontre uma forma de fazê-las participar para que se sintam incluídas. Faça perguntas simples a respeito da família, das viagens que realizaram, dos projetos que concretizaram ou que estejam em andamento. Pode ter certeza de que essas pessoas se sentirão agradecidas em poder se expressar e não deixar a imagem de que são inibidas.
2 - Valorize a presença de todos no grupo. Mesmo que a pessoa não seja tímida, se ela estiver calada, procure pedir a opinião dela sobre determinados temas para que também possa participar. Em todas as situações, sendo a pessoa tímida ou não, depois que ela falar faça algum tipo de comentário para mostrar que ficou interessado em seu relato.
3 - Faça perguntas apropriadas. Ao conversar não basta apenas fazer perguntas ao interlocutor, é preciso saber qual o questionamento mais adequado para cada circunstância. Para isso, você precisa estar certo do tipo de resposta que deseja e o que pretende fazer com a informação.
4 - Faça perguntas fechadas. Se você precisa iniciar uma conversa, afastar possíveis resistências para chegar a um acordo, ou obter informações rápidas, com respostas curtas e objetivas, faça perguntas fechadas. Nessas circunstâncias as mais apropriadas são: 'quem?', 'há quanto tempo?', 'onde?', 'quando?'.
5 - Faça perguntas abertas. Por outro lado, quando seu objetivo for o de motivar as pessoas para que se envolvam mais na conversa, ou deseja identificar as intenções, desejos ou necessidades que elas efetivamente possuem, faça perguntas abertas, que exigem repostas mais longas e produzem informações mais bem elaboradas. As mais apropriadas são: 'o quê?', 'por quê?', 'como?', 'de que maneira?'.
6 - Você terá vantagens sabendo perguntar. Observe que com as perguntas fechadas você conseguirá respostas objetivas e terá oportunidade de obter rapidamente informações relevantes, sem truncar a conversa, ou desviar a atenção do tema discutido. Enquanto que com as perguntas abertas você fará com que as pessoas falem mais e elaborem o raciocínio de forma mais ampla.
7 - Não discorde sem necessidade. Nem sempre será possível fugir dos confrontos de ideias, mas evite criar resistências desnecessárias. Se tiver de discordar de alguém, em vez de expressar sua opinião imediatamente, procure pedir explicações que demonstrem sua vontade de esclarecer o assunto. Diga, por exemplo: vamos ver se consegui entender bem esse ponto.
8 - Evite perguntas constrangedoras. Ninguém gosta de fazer o papel de desinformado ou incompetente. Por isso, afaste as perguntas que possam provocar constrangimentos. Sempre que puder, não levante questões muito complexas, que sejam difíceis de responder ou que obriguem a pessoa a se desculpar.
9 - Se precisar estique a conversa. Para não deixar a conversa morrer use expressões que motivem a pessoa continuar falando. Geralmente são perguntas curtas ou sinalizações que motivam à sequência do raciocínio ou possibilitam explicações complementares. Por exemplo: 'e aí?'; 'estou compreendendo seu ponto'; 'nem imagino como você se saiu dessa', 'o que você fez?'; 'e então?'; 'como assim?'; 'e você concordou?'.
10 - Demonstre que acompanha a conversa. Use principalmente movimentos da cabeça para afirmar ou negar enquanto a pessoa estiver falando, assim você demonstrará que acompanha a conversa e está interessado nas informações dela. Se puder, interprete reações de surpresa, de espanto, de dúvida, de ansiedade para que a pessoa perceba seu interesse.
Dicas para criar e elaborar apresentações
1 - O momento da criação - O momento de criar é a fase mais delicada de todo o processo. Nesse instante você vai precisar refletir bem para eleger o assunto que irá expor. O bom resultado de todos os demais requisitos para que você se desempenhe bem diante da plateia dependerá dessa etapa.
2 - Determine o tema e seus objetivos. Para que você tenha boa atuação diante do público precisará antes determinar de forma correta qual o assunto que irá apresentar e os objetivos que pretende conseguir. Embora eu esteja me referindo à criatividade, você poderá se valer de métodos simples para disciplinar e cumprir esta etapa.
3 - Fale sobre um assunto de seu domínio - Facilite a vida. Para se sentir confortável com sua apresentação escolha um tema de seu domínio. Quanto mais você conhecer o assunto mais seguro e confiante se mostrará diante dos ouvintes.
4 - Delimite o tema - De maneira geral, os assuntos são amplos e permitem que você os delimite a determinados aspectos mais restritos. Se, por exemplo, a sua exposição fosse sobre o mercado financeiro. Essa matéria se compõe de diversos aspectos que poderiam ser selecionados de acordo com a intimidade que você tivesse com eles.
Se estivesse mais familiarizado com os diversos tipos de financiamento, sendo possível, poderia restringir sua apresentação a esse aspecto. Da mesma forma, se estivesse mais preparado para falar sobre a evolução das taxas de juros no mercado internacional, se não encontrasse inconvenientes pelas características do evento, essa deveria ser sua opção. E assim, teria uma infinidade de escolhas pertinentes à sua experiência.
5 - Associe ao que conheça bem - Além de optar pelo aspecto do tema sobre o qual tenha mais conhecimento, procure também desenvolver o assunto fazendo associações com histórias e exemplos que você conheça muito bem e que guardem algum tipo de relação direta ou indireta com o objetivo da apresentação.
Se você estivesse tratando dos diferentes tipos de financiamento e soubesse como constituir uma empresa, poderia contar a história de determinada companhia que se constituiu graças a um tipo específico de financiamento.
Nesse caso, você discorreria sobre as diversas etapas para se constituir uma empresa, que é o assunto que você domina, e depois faria a ligação com os tipos de financiamento relatando um exemplo de uma organização que pode ser constituída por ter escolhido corretamente o empréstimo de que necessitava.
6 - Escolha um assunto apropriado à circunstância - De nada adiantaria falar de um aspecto do tema sobre o qual tenha total domínio se ele não fosse ao encontro das expectativas da plateia. Por isso considere sempre que o público espera que você desenvolva temas do interesse dele, apropriados ao contexto e à circunstância da apresentação.
7 - Seja cuidadoso nessa pesquisa. Verifique quem são os ouvintes, qual é a formação intelectual predominante do grupo, se houve algum critério para que as pessoas fossem convidadas, que assunto foi prometido a elas e quais as informações que possuem sobre o tema.
Normalmente, com pequenas modificações no assunto que você conhece bem será possível atender a essa expectativa dos ouvintes. Com um exemplo apropriado, uma ilustração, ou uma metáfora bem empregada, talvez você leve o tema bem próximo ao que as pessoas desejam ouvir.
8 - Cuidados especiais. Ao definir o assunto que irá apresentar, tenha alguns cuidados importantes como, por exemplo, revestir com uma roupagem nova e atraente informações que estejam ultrapassadas e já se mostrem desinteressantes. Não há nada mais desestimulante que o 'cheiro de naftalina' em uma apresentação.
9 - Inove. Nenhum assunto, por mais antigo e comentado que seja, deve ser descartado. Se você encontrar um bom ângulo de análise, ele parecerá novo, como se fosse uma mensagem inédita para a plateia. Procure desenvolver aspectos do tema que sejam inusitados para o público, pois ao sair do lugar-comum e se afastar da mesmice conquistará mais facilmente a atenção das pessoas.
10 - Fale do que mais gostar. E não abra mão do que vou sugerir agora: se tiver possibilidade de interferir na escolha da matéria a ser apresentada, fale sobre o que você mais gostar. É quase certo que, se você discorrer sobre o que lhe der prazer, seu desempenho encantará a plateia, pois demonstrará envolvimento, disposição, energia e vontade de falar com os ouvintes. E sua mensagem será única, especial, particular.
Dicas para falar com objetividade
1 - Delimite o assunto. De maneira geral, os assuntos são abrangentes e compostos de diversos aspectos. Por isso, para ser objetivo é importante que você saiba que aspecto é mais relevante para a exposição que deseja fazer.
2 - Selecione os argumentos importantes. Para ser objetivo é preciso incluir apenas os argumentos mais relevantes, deixando de lado aqueles que considerar frágeis ou inconsistentes.
3 - Não repita argumento. Por mais importante que seja o argumento reprima o ímpeto de repeti-lo muitas vezes. Além de correr o risco de enfraquecer a linha de argumentação você poderá ser visto como prolixo.
4 - Conte qual é o assunto. Revele qual o assunto e o resultado da sua exposição logo no início. Para parecer objetivo você não pode ficar com segredinhos para a platéia - quanto antes contar sobre as conclusões que vai chegar melhor.
5 - Esclareça qual o problema que pretende solucionar. Em uma ou duas frases será possível informar de forma compreensível qual o problema que será objeto de resolução. Se os ouvintes estiverem ouvindo o assunto pela primeira vez, talvez, haja necessidade de um rápido histórico.
6 - Apresente a solução. Sem repetir o problema já levantado apresente a solução. Neste momento evite divagar, seja direto com os argumentos.
7 - Use ilustração. Se precisar esclarecer a solução apresentada use ilustração. Evite, entretanto, fábulas e parábolas, prefira histórias concretas, da própria vida corporativa. Elas servem como argumento e dão ideia de objetividade.
8 - Seja breve na introdução. Agradecer a presença das pessoas ou ao convite que recebeu para falar é uma maneira simples e eficiente para iniciar. Como você precisa passar a ideia de que será objetivo, diga logo no início também que será rápido em suas explanações.
9 - Seja mais breve ainda na conclusão. Depois de completada a apresentação não volte aos pontos já abordados, parta imediatamente para a conclusão. Uma ótima expressão para concluir é: 'eu espero que...'. A partir daí você poderá pedir a reflexão ou ação dos ouvintes.
10 - Pareça objetivo. Ser objetivo é importante, mas parecer objetivo, talvez, ajude ainda mais. Por isso, não se preocupe só em falar pouco, tenha a preocupação de conseguir tudo o que deseja no menor tempo possível. Mesmo que para isso precise falar um pouco mais.